Mes meilleurs voeux de santé et bonheur à tous les lecteurs et leurs proches pour cette nouvelle année 2020, qui amorce une nouvelle décennie.
Ce deuxième article traite des “outils qui peuvent vous aider maintenant“, tels que les appels d’offres pour des services juridiques et les solutions de signature électronique.
Cet article fait suite au premier article que vous pouvez toujours lire : Transformation digitale de la fonction juridique – Conseils et enseignements d’un praticien- Article 1
Vos commentaires sont les bienvenus.
-
A) Pourquoi les directeurs juridiques devraient utiliser un outil de gestion d’appels d’offres à destination des cabinets d’avocats ?
Mon équipe et moi-même avons été des clients bêta d’un tel outil que nous avons trouvé utile, je partage donc avec la communauté à titre d’information.
Nous voulions sélectionner un cabinet d’avocats avec un réseau global en mesure d’apporter une assistance juridique spécifique pour un large portefeuille de filiales dans le monde entier, il s’agissait donc d’un appel d’offres important.
Lors de la sélection des cabinets, mon équipe et moi-même nous efforçons toujours de mener un processus très objectif. Ce que nous avons vraiment apprécié dans cet outil, c’est qu’il rationalise les étapes nécessaires pour faire des comparaisons sur des bases réellement équivalentes, et qu’il permet de centraliser toutes les communications entre la direction juridique et les cabinets consultés, rendant les données facilement vérifiables.
Si le directeur financier ou le responsable des achats avait un jour des questions sur le rationnel de sélection de tel ou tel cabinet, cet outil me permettrait d’extraire en quelques minutes les données historiques nécessaires pour démontrer l’objectivité de notre processus. Je n’ai pas besoin de demander à mon équipe de reconstruire après coup ses échanges de courriels avec plusieurs cabinets d’avocats. En outre, le processus objectif d’achats de prestations juridiques via une plateforme en-ligne rappelle poliment aux cabinets d’avocats qu’ils ne feront pas l’objet de faveurs et envoie un signal clair à tous de l’existence d’une concurrence réelle mais loyale.
Cet outil nous a également permis de générer facilement des comparaisons de coûts. Dans le cas présent, cela nous a permis de constater qu’un cabinet de réseau global proposait de facturer jusqu’à trois fois les honoraires d’un autre cabinet de même taille, et ce pour un service similaire.
En bref, mon équipe et moi-même avons trouvé l’outil très utile pour répondre à un besoin de rationalisation. L’outil que nous avons utilisé était Elevate’s Select. https://elevateservices.com/cael-apps/select/
(nota bene: en tant que membre de l’Advisory Board d’Elevate Services, la « law company », j’ai eu l’occasion de tester l’outil à un stade précoce)
La plateforme Legal Cluster est également actuellement testée par plusieurs directions juridiques membres de la Factory du Cercle Montesquieu, une communauté de directeurs juridiques basée en France.
- B) Les atouts irrésistibles de la signature électronique
J’ai mentionné dans mon poste précédent qu’environ la moitié seulement des services juridiques des directeurs juridiques basés en Europe et interrogés par le Mont-Blanc Circle, avaient déployé la signature électronique au sein de leurs entreprises respectives.
J’ai pris l’initiative de promouvoir et déployer chez mon employeur le passage à la signature électronique des contrats qui a débuté au deuxième trimestre 2019.
Pourquoi ?
L’objectif principal était d’accélérer le cycle de vie du “délai de contracter” (« time to contract »), c’est-à-dire le temps écoulé depuis la génération du contrat, sa rédaction, sa négociation, sa finalisation et son approbation interne, jusqu’à sa signature.
Les avantages pratiques d’un cycle contractuel accéléré sont évidents mais méritent d’être énumérés :
– Délai de signature: alors qu’il fallait plusieurs semaines pour obtenir la signature de plusieurs parties situées sur des sites différents, la clôture du processus de signature électronique prend désormais quelques minutes ou quelques heures dans la plupart des cas ;
– En ce qui concerne vos contrats avec les clients, une génération plus rapide de l’activité commerciale (c’est-à-dire la reconnaissance du chiffre d’affaires), de l’émission des factures et donc de l’encaissement de trésorerie;
– En ce qui concerne vos contrats d’achats, une meilleure gestion des risques concernant les conditions applicables à vos fournitures et services reçus;
– Des économies très significatives de main-d’œuvre (libérant du temps pour les assistants, les assistants juridiques, les juristes et toutes les ressources humaines de l’entreprise qui peuvent être réaffectées à des activités à plus forte valeur ajoutée) et de ressources financières (économies sur les frais postaux et de messagerie internationale, sur les coûts d’impression et d’imprimantes) ;
– Écologique : nul besoin d’imprimer et de scanner des documents papier, donc moins de consommation d’arbres et de cartouches d’encre (polluantes) et besoin réduit de location d’imprimantes ;
– Pour l’administration des sociétés : dépôt en ligne de documents signés électroniquement auprès du registre du commerce et des sociétés (sachez qu’en France, les documents d’entreprise basés sur Docusign sont acceptés par le registre du commerce et des sociétés pour le dépôt mais pas ceux d’Adobe) ;
A noter qu’il existe également une solution similaire déployée par une start-up française Yousign.
La signature électronique est également très “conviviale” et très appréciée des salariés, cadres, dirigeants et mandataires sociaux qui peuvent désormais signer n’importe quand, n’importe où, via n’importe quel appareil numérique, donc dans la vie réelle très souvent depuis nos smartphones “en déplacement” entre 2 réunions.
Chaque directeur juridique devra déterminer le périmètre des documents éligibles ou non à la signature électronique :
– Tous les types de contrats avec des tiers (y compris les accords de confidentialité, les accords commerciaux, les contrats de travail, les avenants tels que ceux requis pour le respect du RGPD) ainsi que les contrats intra-groupe et les avenants ou notifications contractuels correspondants ;
– Les documents relevant du droit des sociétés tels que les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des actionnaires, les délégations de pouvoirs, les délégations de signatures, etc.
– Les accords stratégiques tels que les transactions de fusion ou d’acquisition sont fort susceptibles d’être exclus du champ d’application de la signature électronique.
– Il est également reconnu que dans des circonstances exceptionnelles, telles que des exigences juridiques locales spécifiques ou le recours au sceau comme en Chine (“company chop”), où la signature manuscrite peut être requise, l’utilisation de la signature électronique n’est pas recommandée pour éviter un processus de double signature fastidieux.
Bien entendu, l’adoption de la signature électronique va de pair avec un examen attentif de l’ensemble du cycle de vie de vos documents :
o En amont de la mise en signature : quels sont les processus internes de flux d’approbation qui s’appliquent avant le lancement du processus de signature électronique ? et
o En aval (post-signature) : quels sont ou seront les outils de gestion et de conservation des documents, tels qu’une solution de gestion des contrats ?
(A suivre)